Telefonakquise im B2B: Leitfaden mit Gesprächsablauf
Eine gute Telefonakquise hat fünf Schritte: vorbereiten, kurz vorstellen, Anlass nennen, Nutzen in einem Satz sagen und um die Erlaubnis für die E-Mail bitten. Ziel des ersten Anrufs ist selten der Abschluss, sondern ein nächster Schritt mit Zustimmung.
Vorbereitung: Wen rufen Sie an und warum?
Legen Sie vor dem ersten Anruf fest, für welche Zielgruppe Ihr Angebot einen erkennbaren Nutzen hat. Das ist fachlich sinnvoll und rechtlich wichtig: Bei Unternehmen braucht der Anruf zumindest eine mutmaßliche Einwilligung, also einen sachlichen Bezug zum Geschäft der Angerufenen (Kaltakquise im B2B). Eine Hausverwaltung interessiert sich für Instandhaltung, ein Architekturbüro für Ausführung, eine Zahnarztpraxis für Reinigung.
- Zielgruppe und Gebiet eingrenzen, nicht quer durch alle Branchen telefonieren.
- Einen Satz zum Nutzen formulieren, den Sie ohne Notizen sagen können.
- Die Mailvorlage vorher schreiben, damit Sie sie nach dem Gespräch nur anpassen.
- Ruhige Anrufblöcke planen, 60 bis 90 Minuten am Stück.
Der Gesprächsablauf in fünf Schritten
- Vorstellen: Name, Firma, ein Halbsatz. „Guten Tag, hier ist Anna Beispiel von Muster Gebäudereinigung."
- Anlass nennen: Warum rufen Sie genau dort an? „Ich rufe an, weil wir für Hausverwaltungen in Hamburg Treppenhäuser reinigen."
- Nutzen in einem Satz: „Sie bekommen feste Termine und eine Ansprechperson statt wechselnder Teams."
- Interesse erfragen: Eine offene Frage, die ein Ja oder Nein zulässt. „Ist das ein Thema bei Ihnen?"
- Um die E-Mail bitten: „Darf ich Ihnen die Informationen dazu per E-Mail schicken?" Bei Ja: Adresse bestätigen lassen.
Einwände
| Einwand | Mögliche Antwort |
|---|---|
| „Kein Bedarf." | Danken, kurz fragen, ob es später ein Thema wird, sonst höflich beenden und als „kein Interesse" markieren. |
| „Schicken Sie mir etwas." | Zustimmung nutzen, aber nachfragen: „Gern, an welche Adresse darf ich es senden?" Das ist die ausdrückliche Zustimmung. |
| „Ich bin nicht zuständig." | Nach der zuständigen Person fragen und dort nachfassen, nicht die Mail an die falsche Stelle senden. |
| „Keine Werbung." | Respektieren, nicht diskutieren, in die Sperrliste aufnehmen. |
Nach dem Gespräch: Die E-Mail
Schicken Sie die Mail am selben Tag, solange sich die Person erinnert. Beziehen Sie sich im ersten Satz auf das Telefonat, damit klar ist, warum die Mail kommt. Ein Beispiel:
Betreff: Unser Telefonat heute
Guten Tag Frau Beispiel,
vielen Dank für das Gespräch eben. Wie besprochen sende ich Ihnen hier die Informationen zu unserer Treppenhausreinigung. [Kernaussagen, ein Link, ein Terminvorschlag]
Beste Grüße
Unter die Mail gehören Ihre vollständige Anschrift und ein Abmeldelink, siehe Pflichtangaben.
Mit dem Neukundenatlas
Der Neukundenatlas bildet diesen Ablauf in einer Ansicht ab: Anrufliste, Haken für die Zustimmung, Mailtext je Kontakt und am Ende der Sammelversand. So funktioniert es.
Keine Rechtsberatung. Dieser Text erklärt die Rechtslage allgemein und nach bestem Wissen, Stand 16.10.2026. Er ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls. Gesetzestext: § 7 UWG.
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